Fortegnelse over behandlinger
En liste over, hvilke oplysninger om mennesker I bruger, og til hvad.
Uden overblik kan I ikke vise, at I passer på oplysningerne.
Hvad er det?
Når en virksomhed gemmer navne, e-mails, telefonnumre eller andre oplysninger om personer, kaldes det at "behandle persondata". Loven (GDPR artikel 30) siger, at man skal skrive ned, hvad man gør: hvilke oplysninger, hvorfor, hvem der får dem, og hvor længe de gemmes. Det kaldes en fortegnelse — tænk på den som en indholdsfortegnelse over jeres brug af persondata.
Hvorfor er det vigtigt?
Fortegnelsen er grundlaget for alt andet. Den gør det muligt at svare, når en kunde spørger "hvad ved I om mig?", at opdage oplysninger I ikke længere har brug for, og at vise myndighederne, at I har styr på tingene.
Et eksempel fra hverdagen
En frisør har en bookingkalender med kunders navn og telefonnummer. I fortegnelsen står der: "Kundens navn og telefon — bruges til at bekræfte tider — gemmes i 12 måneder — ligger hos bookingsystemet."
Hvis det ikke er på plads
Datatilsynet kan bede om at se fortegnelsen. Mangler den, kan det give påbud og i alvorlige tilfælde bøde. Det bliver også meget svært at håndtere spørgsmål fra kunder eller et databrud.
Sådan hjælper TRUST
TRUST stiller enkle spørgsmål og bygger fortegnelsen for jer. Den kan hentes som en pæn PDF, når nogen beder om den.
Teksten er en almindelig forklaring og ikke juridisk rådgivning.